Назначение запросов - отображать данные других форм, расчитывать итоги и группировать их по объектам и датам. Это тот же самый отчет, но встроенный в форму. Используя запросы у вас появляются дополнительные возможности, не доступные в отчетах. Например, посчитать общий итог по итоговому полю (используя надпись и выражение) или распечатать данные запроса. Если в фильтре источников указать поля формы (параметры), то запрос покажет данные, зависимые от значений этих полей. Если запрос простой, т. е. данные берутся из одного источника без группировок и итогов, то запрос можно редактировать. На деле редактируется не сам запрос, а записи связанной формы-источника. Если в фильтре указаны параметры, то при добавлении записи в запрос (в связанную форму) в поля подставляются значения параметров.
Запрос обновляется при перемещении по записям или при изменении параметра (поля формы).