Пользователи создаются когда с базой работают несколько человек и нужно ограничить доступ к формам и полям. Вы можете разрешить/запретить просмотр форм и отчетов, добавление, изменение, удаление, экспорт. На уровне формы можно настроить видимость компонентов и доступность для редактирования. Для каждой формы можно настроить условие отбора записей, т. е. пользователь сможет видеть ограниченный набор данных. Также можно настроить редактирование только определенных записей (условие редактирования).
Для начала создайте Роль. Каждый пользователь базы данных играют свою роль в деятельности предприятия: секретарь, мастер, администратор и т. д. Именно для роли вы настраиваете доступ. Затем создайте пользователя и выберите для него соответствующую роль. Пароль нужен обязательно.
Все пользователи, у которых есть роль, имеют ограниченный доступ к базе данных. Польные права есть только у разработчика. Нужно обязательно создать хотя бы одного пользователя-разработчика. Иначе изменить что-то в базе будет невозможно.